Khi công ty có sự thay đổi cơ cấu tổ chức điều hành thì việc điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là việc nên triển khai càng sớm càng tốt. Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đối với hoạt động kinh doanh của công ty. 

Tuy nhiên, khi tiến hành các thủ tục liên quan, doanh nghiệp không tránh khỏi khó khăn với các quy định pháp lý vốn không dễ tiếp cận. Việc sử dụng dịch vụ để hỗ trợ thủ tục thay đổi giám đốc – đại diện pháp luật công ty là điều nên cân nhắc.

MỘT SỐ LƯU Ý VÀ NHẦM LẪN VỀ GIÁM ĐỐC – ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT

1. Không phải đại diện theo pháp luật luôn luôn là giám đốc.

Người đại diện theo pháp luật có thể chọn 1 chức danh là giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc 1 chức danh khác. Do đó, không phải lúc nào đại diện theo pháp luật cũng là giám đốc.

2. Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật. 

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có thể có nhiều người làm đại diện theo pháp luật.

3. Chỉ có thay đổi đại diện theo pháp luật mới cần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Khi cần thay đổi người đại diện theo pháp luật chúng ta mới cần đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu thay đổi giám đốc thì chỉ cần bổ nhiệm giám đốc mới, nếu thay đổi chủ tịch hội đồng thành viên hay chủ tịch hội đồng quản trị thì có thể bầu lại người mới. Do đó, trong bài viết này, chúng ta chỉ bàn về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.  

4. Chức danh giám đốc (tổng giám đốc) chỉ có 1 người. 

Người đứng đầu có quyền và nghĩa vụ điều hành mọi hoạt động của công ty là giám đốc (có công ty dùng chức danh tổng giám đốc). Chức danh cao nhất này chỉ có một người đảm nhiệm. Nếu công ty dùng chức danh tổng giám đốc cho người này thì có thể dùng chức danh “giám đốc” cho các trưởng bộ phận và từ giám đốc luôn đi kèm với bộ phận mà người đó phụ trách.

5. Đại diện theo pháp luật KHÔNG có toàn quyền quyết định bao gồm ký kết các hợp đồng.

Rất nhiều người nhầm lẫn rằng người đại diện theo pháp luật có toàn quyền quyết định và chỉ có họ mới có quyền ký hợp đồng.

Thực ra, người có quyền cao nhất quyết định mọi hoạt động trong doanh nghiệp là chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên, Chủ tịch hội đồng thành viên (được hội đồng thành viên uỷ quyền quyết định), chủ tịch hội đồng quản trị (được hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông uỷ quyền).

Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp quy định “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Luật Doanh nghiệp không mặc nhiên trao quyền cho người đại diện theo pháp luật ký kết các hợp đồng (xác lập giao dịch) trừ hợp đồng lao động (Quy định tại Bộ Luật Lao động). Tuy nhiên, phần lớn người đại diện theo pháp luật đồng thời là giám đốc. Do đó, họ ký ký kết các hợp đồng với tư cách là giám đốc, quyền này được trao trong quyết định bổ nhiệm giám đốc.

Sau khi hiểu rõ vai trò, quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty, doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể tự thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nhờ PNL International hỗ trợ

Hướng dẫn quý khách tự thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty 

Thành phần hồ sơ 

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh bao gồm: Tên hiện tại, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tên dự kiến thay đổi và chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
• Biên bản của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH. (Lưu ý có nội dung sửa đổi điều lệ).
• Quyết định của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH. (Lưu ý có nội dung sửa đổi điều lệ).
• Kèm theo hồ sơ gồm: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Phương thức đăng ký kinh doanh 

• Quý doanh nghiệp sẽ phải scan hồ sơ và gửi lên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp  https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. 
• Sau đó theo dõi và nhận thông báo sửa đổi, bổ sung nếu có từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ giấy về địa chỉ Phòng Đăng ký kinh doanh nơi thành lập.

Việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chúng ta cần tiến hành các việc sau:

• Thông báo và đăng ký thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật với các tài khoản ngân hàng công ty;
• Thông báo tới các đối tác đã ký kết hợp đồng nếu có thay đổi người có thẩm quyền ký kết hợp đồng.