Người ta nói “thiên thời – địa lợi – nhân hoà”.  Địa chỉ kinh doanh đứng vị trí quan trọng thứ hai quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Một khi nó không còn phù hợp nữa thì thay đổi trụ sở công ty là điều tất yếu.

Tuy nhiên, khi tiến hành các thủ tục liên quan, doanh nghiệp không tránh khỏi khó khăn với các quy định pháp lý vốn không dễ tiếp cận. Việc sử dụng dịch vụ để hỗ trợ thủ tục thay đổi trụ sở công ty là điều nên cân nhắc.

Những điều cần lưu ý khi thay đổi trụ sở công ty  

1. Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty đến chung cư

Theo quy định tại Luật Nhà ở thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại chung cư. Tuy nhiên, nếu chung cư có phần diện tích thương mại hay officetel thì có thể dùng làm văn phòng công ty, doanh nghiệp. Khi đăng ký thay đổi trụ sở về đây doanh nghiêp cần cung cấp giấy tờ chứng minh.

2.Chuyển địa chỉ đến quận/huyện mới

Khi chuyển trụ sở đến quận/huyện khác thì doanh nghiệp cần phải liên hệ cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để thiến hành thủ tục “chuyển quận”. Hồ sơ bao gồm các tờ khai liên quan đến hoá đơn đang sử dụng. Sau khi có kết quả chuyển quản lý thuế của quận cũ, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Khi có kết quả và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến.

3. Khắc lại con dấu

Khi chuyển địa chỉ khác quận mà con dấu có thể hiện tên quận thì doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu. Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây mà được sử dụng ngay.

4. Chuyển tham gia bảo hiểm xã hội qua quận mới

Doanh nghiệp ngưng tham gia bảo hiểm xã hội và chốt sổ ở quận cũ và chuyển qua tham gia bảo hiểm xã hội ở quận mới cho nhân viên của công ty.

Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty của Việt Luật 

Khi chọn Việt Luật hỗ trợ thay đổi trụ sở công ty, quý doanh nghiệp chỉ cần cung cấp mã số thuế của công ty, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các thủ tục liên quan. Sau 3 ngày, chúng tôi sẽ giao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với trụ sở công ty mới.

* Nếu thay đổi trụ sở công ty đến quận/huyện mới, quý doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục chuyển quản lý thuế sang quận mới. Thủ tục này có thể do kế toán của doanh nghiệp đảm nhận. Nếu vì lý do bận rộn thì doanh nghiệp có thể nhờ sự hỗ trợ của chúng tôi

* Trong một số trường hợp con dấu của doanh nghiệp có thông tin về quận/huyện nơi đặt trụ sở. Do đó, doanh nghiệp cũng phải đổi con dấu mới.

Các bước thủ tục chuyển trụ sở công ty

Bước 1: Kiểm tra thông tin trụ sở có phù hợp quy định không:

Nguyên tắc chung, địa chỉ trụ sở của công ty trong khu đô thị phải có đủ các yếu tố sau: Số nhà + Tên đường + Phường + Quận + Thành phố/tỉnh.

Nếu trụ sở đặt ở các huyện ngoại thành thì có thể không có tên đường nhưng địa chỉ đó phải duy nhất (không trùng lặp gây nhầm lẫn với địa chỉ khác và có thể liên hệ được).

Trụ sở dự kiến của công ty không được đặt trong chung cư, trừ các khu vực thương mại dịch vụ của chung cư mới. Doanh nghiệp phải cung cấp tài liệu chứng minh về việc này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty bao gồm

•  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
•  Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

•  Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực CMND hoặc hộ chiếu của người uỷ quyền.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

• Sau khi hồ sơ có đủ chữ ký (và con dấu) tiến hành nộp hồ sơ qua mạng của cơ quan đăng ký kinh doanh
• Sau khi có tiếp nhận của cơ quan đăng ký kinh doanh doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Cơ quan đăng ký ra kết quả chấp thuận hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ (nếu có).

Bước 4: Khắc lại con dấu doanh nghiệp  (nếu doanh nghiệp thay đổi trụ sở đến quận/huyện mới mà con dấu  của công ty có thông tin về quận)

• Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp địa chỉ mới doanh nghiệp tiến hành thủ tục khắc con dấu mới. Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây mà được sử dụng ngay theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2021.

Bước 5: Đăng bố cáo điện tử trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Hướng dẫn quý khách tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty 

Thành phần hồ sơ 

• • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh bao gồm: Tên hiện tại, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tên dự kiến thay đổi và chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
  • Biên bản của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH. (Lưu ý có nội dung sửa đổi điều lệ).
  • Quyết định của đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH. (Lưu ý có nội dung sửa đổi điều lệ).
  • Kèm theo hồ sơ gồm: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Phương thức đăng ký kinh doanh 

• • Quý doanh nghiệp sẽ phải scan hồ sơ và gửi lên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp  https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
  • Sau đó theo dõi và nhận thông báo sửa đổi, bổ sung nếu có từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ giấy về địa chỉ Phòng Đăng ký kinh doanh nơi thành lập.

Việc cần làm sau khi thay đổi trụ sở công ty

Sau khi thay đổi trụ sở Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các việc sau:

– Khắc lại dấu tròn công ty (nếu chuyển trụ sở khác quận và trên dấu cũ có thông tin quận)

– Hủy hóa đơn cũ đang sử dụng (trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn in) và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với thông tin công ty mới;

– Thông báo tới  các đối tác đã ký kết hợp đồng dịch vụ.